Política de privadesa

1. Responsable del tractament

ETIC AI S.L.
721177V
Carretera d'Engolasters, s/n, Esc. 2, -1 -1
AD700 – Escaldes-Engordany
Andorra
Contacte de privadesa: contact@parlacrm.com

En endavant denominat "nosaltres" o el "Responsable del tractament".

2. Àmbit d'aquesta Política de privadesa

Aquesta Política de privadesa s'aplica a totes les dades personals recollides i tractades per ParlaCRM a través de la Plataforma. S'aplica a:

• Usuaris de la Plataforma (representants de vendes, gerents i administradors que fan servir el CRM en nom de la seva organització, denominats "Empleats" o "Usuaris").
• Contactes i representants d'empreses les dades dels quals s'emmagatzemen al CRM com a part de la gestió de relacions comercials.

ParlaCRM és una plataforma CRM B2B multi-inquilí. Cada inquilí (empresa client) opera en un entorn de dades aïllat. El Responsable del tractament de les dades de contacte final pot ser la pròpia organització inquilina; en aquests casos, ParlaCRM actua com a Encarregat del tractament sota les instruccions d'aquesta organització.

3. Dades personals recollides

"Dades personals" fa referència a qualsevol informació que pugui identificar-te directament o indirectament.

3.1 Dades proporcionades directament pels Usuaris

Quan et registres o fas servir la Plataforma com a Empleat/Usuari, recollim:

• Dades d'identitat: nom complet, adreça de correu electrònic, contrasenya.
• Dades professionals: rol (p. ex. Representant de vendes, Gerent, Administrador), àrea de negoci o regió assignada.
• Preferències de compte: idioma, configuració de notificacions.

3.2 Dades introduïdes pels Usuaris al CRM

En el marc de la gestió d'activitats del CRM, els Usuaris poden introduir les dades següents sobre els seus contactes comercials:

• Dades de contacte: nom, càrrec, número de telèfon, adreça de correu electrònic de contactes comercials.
• Dades d'empresa: nom de l'empresa, adreça, sector, mida i altra informació comercial.
• Registres d'interacció: informes de visites, notes de trucades, descripcions de tasques i registres d'activitat comercial.

3.3 Dades recollides automàticament

Quan fas servir la Plataforma, podem recollir automàticament:

• Dades de registre: registres d'accés i informes d'errors per a la seguretat i el manteniment de la plataforma.

3.4 Dades tractades mitjançant integracions d'IA i missatgeria

La Plataforma inclou un bot CRM basat en WhatsApp. Quan s'utilitzen aquestes funcions:

• Els missatges de veu enviats per WhatsApp es poden transcriure mitjançant serveis de processament d'àudio per IA.
• Els missatges de text poden ser processats per models de llenguatge d'IA per detectar intencions i extreure dades CRM estructurades (p. ex. dates de visites, noms de contactes, notes).
• Els resums generats per IA, perfils de contacte i recomanacions es poden emmagatzemar com a part del registre CRM.

El processament amb IA s'utilitza únicament amb la finalitat d'automatitzar la introducció de dades al CRM i millorar l'eficiència de les activitats comercials. Les notes d'informes i els detalls d'interacció es capturen literalment, sense resum d'IA, tret que es configuri expressament d'una altra manera.

4. Finalitats del tractament

Les dades personals recollides a través de la Plataforma s'utilitzen per a les finalitats següents:

4.1 Accés a la plataforma i gestió d'usuaris

• Per registrar i autenticar els Usuaris a la Plataforma.
• Per gestionar els controls d'accés basats en rols (Administrador, Gerent d'àrea, Gerent de línia de negoci, Representant de vendes).
• Per mantenir l'aïllament de dades per inquilí d'acord amb la nostra arquitectura multi-inquilí.

4.2 Funcionalitat del CRM

• Per permetre als Usuaris gestionar empreses i contactes dins del seu àmbit assignat.
• Per registrar, fer el seguiment i recuperar interaccions comercials (visites, trucades, tasques).
• Per programar, confirmar i cancel·lar activitats comercials.
• Per generar anàlisis i panells de control sobre el rendiment comercial.

4.3 Funcions assistides per IA

• Per processar missatges en llenguatge natural i detectar accions CRM (p. ex. registre d'una visita, programació d'una reunió, creació d'un contacte).
• Per generar fluxos de conversa assistits per IA amb clients potencials i clients.
• Per mantenir perfils de contacte generats per IA i registres d'interacció.

4.4 Millora de la plataforma i seguretat

• Per supervisar el rendiment de la plataforma, detectar errors i garantir la disponibilitat del servei.
• Per protegir contra accessos no autoritzats, fraus i amenaces de seguretat.
• Per desenvolupar, provar i millorar les funcions de la Plataforma.

4.5 Comunicacions

• Per enviar comunicacions relacionades amb el servei (actualitzacions, alertes de seguretat, missatges de suport).
• Per enviar comunicacions comercials sobre noves funcions o serveis, quan hagis donat el teu consentiment exprés.

5. Base jurídica del tractament

• Necessitat contractual: tractament necessari per prestar els serveis de la Plataforma d'acord amb el contracte de subscripció entre l'organització inquilina i ParlaCRM.
• Interessos legítims: tractament per a la seguretat de la plataforma, prevenció del frau, anàlisi d'ús i millora de la qualitat, sempre que els nostres interessos legítims no prevalguin sobre els teus drets.
• Consentiment: per a funcions opcionals com butlletins comercials o funcions d'IA específiques en les quals es sol·licita el consentiment expressament.
• Obligació legal: quan el tractament sigui necessari per complir la legislació aplicable o els requisits reglamentaris.

6. Destinataris de les dades

Les teves dades personals es poden compartir amb:

• Proveïdors d'infraestructura i tecnologia: proveïdors d'allotjament al núvol, bases de dades i serveis de plataforma que tracten les dades en nom nostre sota contractes d'encàrrec del tractament.
• Proveïdors d'IA i models de llenguatge: serveis d'IA de tercers (p. ex. Groq) utilitzats per al processament del llenguatge natural i la transcripció d'àudio, sota obligacions contractuals de protecció de dades.
• WhatsApp / Meta: quan s'utilitza la integració amb WhatsApp, els missatges es transmeten a través de l'API Business de Meta de conformitat amb els termes i polítiques de privadesa de Meta.
• Proveïdors d'anàlisi: serveis utilitzats per supervisar el rendiment i l'ús de la Plataforma.
• Personal autoritzat: empleats i contractistes de ParlaCRM que necessitin accés per prestar suport o mantenir la Plataforma.
• Autoritats legals: quan ho exigeixi la legislació aplicable o una ordre vinculant d'una autoritat competent.

Ens assegurem que qualsevol transferència de dades personals a tercers compleixi la legislació de protecció de dades aplicable. Quan es contractin encarregats del tractament, els exigim que apliquin les mesures tècniques i organitzatives de seguretat adequades.

7. Transferències internacionals de dades

Alguns dels nostres proveïdors de processament d'IA i infraestructura poden estar ubicats fora de l'Espai Econòmic Europeu (EEE). En aquests casos, ens assegurem que existeixin les salvaguardes adequades (com les Clàusules Contractuals Estàndard aprovades per la Comissió Europea) per protegir les teves dades personals de conformitat amb el RGPD.

8. Conservació de les dades

Conservem les dades personals únicament durant el temps necessari per a les finalitats descrites en aquesta Política, o segons ho exigeixi la llei.

Totes les dades personals —incloses les dades de compte d'usuari, els registres d'interacció CRM, els perfils de contacte generats per IA, els registres de conversa i qualsevol altra dada emmagatzemada a la Plataforma— es conserven exclusivament durant la vigència de la subscripció activa o la relació contractual amb l'organització inquilina.

Després de la terminació o el venciment de la subscripció, totes les dades personals associades al compte de l'inquilí s'eliminaran permanentment dels nostres sistemes. No es conservaran dades més enllà de la fi de la relació contractual, tret que estiguem obligats a fer-ho per la legislació aplicable o una ordre vinculant d'una autoritat competent, en aquest cas només es conservaran les dades mínimes necessàries per complir aquesta obligació i únicament per a aquesta finalitat.

Les dades de consentiment per a comunicacions comercials es conserven fins que el consentiment sigui retirat, moment en el qual les dades corresponents seran eliminades de manera immediata.

9. Els teus drets

De conformitat amb la legislació de protecció de dades aplicable (inclòs el RGPD), tens els drets següents:

• Dret d'accés: a sol·licitar una còpia de les dades personals que conservem sobre tu.
• Dret de rectificació: a sol·licitar la correcció de dades inexactes o incompletes.
• Dret de supressió: a sol·licitar l'eliminació de les teves dades quan ja no siguin necessàries per a les finalitats per a les quals van ser recollides.
• Dret de limitació: a sol·licitar que limitem el tractament de les teves dades en determinades circumstàncies.
• Dret a la portabilitat: a rebre les teves dades en un format estructurat i llegible per màquina.
• Dret d'oposició: a oposar-te al tractament basat en interessos legítims o amb finalitats de màrqueting directe.
• Dret a retirar el consentiment: quan el tractament es basi en el consentiment, a retirar-lo en qualsevol moment sense que això afecti la licitud del tractament anterior.

Per exercir qualsevol d'aquests drets, contacta'ns a: contact@parlacrm.com, indicant "Sol·licitud de dades personals" a l'assumpte i especificant el dret que vols exercir.

Si consideres que els teus drets de protecció de dades han estat vulnerats, tens dret a presentar una reclamació davant l'autoritat de control competent (p. ex. l'Agència Espanyola de Protecció de Dades — AEPD a www.aepd.es, o l'autoritat del teu país de residència).

10. Seguretat de les dades

Apliquem les mesures tècniques i organitzatives adequades per protegir les dades personals contra l'accés no autoritzat, l'alteració, la divulgació o la destrucció. Entre elles s'inclouen:

• Aïllament de dades multi-inquilí mitjançant arquitectura PostgreSQL d'esquema per inquilí.
• Controls d'accés basats en rols que garanteixen que els Usuaris només puguin accedir a les dades dins del seu àmbit autoritzat.
• Transmissió de dades xifrada (TLS/HTTPS) per a totes les comunicacions de la Plataforma.
• Emmagatzematge xifrat de credencials i dades de configuració sensibles.
• Registre d'accessos i monitoratge de seguretat.

Malgrat aquestes mesures, cap sistema és completament immune als riscos de seguretat. En cas d'una bretxa de seguretat de dades personals que pugui suposar un risc per als teus drets, notificarem a l'autoritat de control competent i, quan sigui necessari, a les persones afectades, de conformitat amb la legislació aplicable.

11. Cookies

La Plataforma utilitza cookies tècniques i funcionals per garantir el seu correcte funcionament, mantenir les sessions d'usuari i millorar l'experiència d'ús. Per a informació detallada sobre les cookies que utilitzem, consulta la nostra Política de cookies.

12. Integracions amb tercers

La Plataforma es pot integrar amb serveis de tercers, inclosos WhatsApp Business API (Meta), proveïdors de models de llenguatge d'IA i eines de calendari o comunicació. Quan facis servir aquestes integracions, les dades podran ser tractades per aquests tercers de conformitat amb les seves pròpies polítiques de privadesa. Et recomanem que consultis les polítiques pertinents de qualsevol servei de tercers que facis servir en combinació amb la Plataforma.

13. Canvis en aquesta Política de privadesa

Podem actualitzar aquesta Política de privadesa periòdicament per reflectir canvis en les nostres pràctiques o en la legislació aplicable. Quan els canvis siguin significatius, notificarem els Usuaris a través de la Plataforma o per correu electrònic. La data de la darrera revisió figura a la part superior d'aquest document.

L'ús continuat de la Plataforma després de la notificació dels canvis implica l'acceptació de la Política actualitzada.

14. Contacte

Per a qualsevol pregunta, dubte o sol·licitud relativa a aquesta Política de privadesa o al tractament de les teves dades personals, contacta amb:

ETIC-AI S.L
A/A: Protecció de dades
Correu electrònic: contact@parlacrm.com

Data de publicació: 09/03/2026 | Versió 1.0